Buhalterė dingo ar nutraukė sutartį: ką daryti įmonei

Jei buhalterė nebeatsiliepia ar nutraukė sutartį, atsakomybė už įmonės apskaitą lieka vadovui: pagal Finansinės apskaitos įstatymą apskaitą organizuoja subjekto vadovas. Todėl pirmiausia reikia susigrąžinti apskaitos dokumentus ir registrus, užtikrinti, kad artimiausios deklaracijos būtų pateiktos laiku, ir kuo greičiau perduoti apskaitą naujam ją tvarkysiančiam asmeniui.

Šiame straipsnyje rasite, ką įstatymas sako apie apskaitos perdavimą, ką susigrąžinti pirmiausia ir kaip išvengti baudų, kol ieškote naujo buhalterio.

Trumpai

• Už apskaitos organizavimą atsako įmonės vadovas, net kai apskaitą tvarko išorinis buhalteris ar paslaugų įmonė.
• Keičiantis apskaitą tvarkančiam asmeniui, apskaitos dokumentai, registrai ir kita reikalinga informacija turi būti laiku perduoti vadovui arba jo nurodytam asmeniui.
• Deklaracijų terminai nesustoja. Jei deklaraciją pateiksite ar patikslinsite iki mokesčių administratorius išrašys pavedimą patikrinti, bauda už ją netaikoma, tačiau delspinigiai skaičiuojami.
• Sutartyje su nauju buhalteriu verta aiškiai aprašyti, kaip bus perduodami dokumentai, jei bendradarbiavimas baigsis.

Kas atsako už apskaitą, kai buhalterės nebėra?

Įmonės vadovas. Finansinės apskaitos įstatymo 13 straipsnis nustato, kad subjekto vadovas organizuoja apskaitą: parenka apskaitą tvarkantį asmenį, užtikrina, kad jam laiku būtų pateikta teisinga informacija apie ūkines operacijas, nustato vidaus kontrolės priemones.

Kai apskaitą pagal sutartį tvarko apskaitos paslaugas teikianti įmonė, dalį šių veiksmų ji gali atlikti tik tada, jei taip nustatyta sutartyje. Atsakomybė už tai, kad apskaita apskritai būtų tvarkoma, iš vadovo nepereina.

Ar buhalterė privalo perduoti dokumentus?

Taip. Pagal Finansinės apskaitos įstatymo 14 straipsnį apskaitą tvarkantis asmuo, kai jis keičiasi, laiku perduoda apskaitos dokumentus, apskaitos registrus ir kitą apskaitai tvarkyti reikalingą informaciją subjekto vadovui arba jo nurodytam asmeniui. Vadovas savo ruožtu turi užtikrinti, kad toks perdavimas įvyktų.

Praktiškai tai reiškia, kad dokumentų perdavimo reikia prašyti raštu, nurodant konkretų sąrašą ir terminą. Raštiškas prašymas svarbus ir tada, jei vėliau tektų įrodinėti, kad vadovas ėmėsi veiksmų.

Ką susigrąžinti pirmiausia?

Pradėkite nuo to, be ko naujas buhalteris negalės tęsti darbo:

1. Apskaitos registrai – didžioji knyga, sąskaitų likučiai, turto ir įsipareigojimų sąrašai. Jei apskaita vesta apskaitos programoje, paprašykite duomenų eksporto ir prieigos prie programos.
2. Apskaitos dokumentai – gautos ir išrašytos sąskaitos faktūros, banko išrašai, sutartys, darbo užmokesčio žiniaraščiai, avanso apyskaitos.
3. Pateiktų deklaracijų ir ataskaitų kopijos – mokesčių deklaracijos, Sodrai teiktos ataskaitos, metinės finansinės ataskaitos.
4. Prieigos – įsitikinkite, kad prie VMI ir Sodros elektroninių sistemų prisijungiate jūs patys arba jūsų įgalioti asmenys, ir atšaukite buvusios buhalterės įgaliojimus.
5. Neužbaigti darbai – kurios deklaracijos jau pateiktos, kurios ne, ir kokie mokėjimai laukia.

Apskaitos dokumentai saugomi vadovo nustatyta tvarka vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu (Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnis), todėl originalai turi likti įmonės žinioje, o ne vien buvusio buhalterio kompiuteryje.

Kas bus, jei artėja deklaracijos terminas?

Terminai nesikeičia dėl to, kad pasikeitė buhalteris. Jei deklaracija nepateikiama laiku arba joje deklaruojama per mažai mokesčio, galimos dvi pasekmės:

• Delspinigiai už pavėluotai sumokėtą mokestį (Mokesčių administravimo įstatymo 96 straipsnis). Jų dydį nustato finansų ministras.
• Bauda – nuo 20 % iki 100 % trūkstamos mokesčio sumos, jei pažeidimas nustatomas mokestinio patikrinimo metu (139 straipsnio 1 dalis).

Svarbi išimtis: bauda netaikoma, jei deklaraciją pateikiate ar klaidas patikslinate iki mokesčių administratoriaus pavedimo patikrinti išrašymo dienos (139 straipsnio 4 dalis). Todėl geriau pateikti deklaraciją su turimais duomenimis ir vėliau ją patikslinti, nei laukti, kol bus sutvarkyta visa apskaita.

Kaip perimti apskaitą naujam buhalteriui?

Kad perėmimas būtų sklandus, verta laikytis kelių žingsnių:

1. Surašykite perdavimo aktą: kokie dokumentai, registrai ir prieigos perduoti ir kokia data.
2. Paprašykite naujo buhalterio patikrinti pagrindinių sąskaitų likučius – banko, kasos, skolų, mokesčių – ir palyginti juos su banko išrašais ir VMI bei Sodros duomenimis.
3. Jei likučiai nesutampa, inventorizuokite turtą ir įsipareigojimus. Įstatymas reikalauja, kad likučiai būtų pagrindžiami inventorizacijos duomenimis vadovo nustatytu periodiškumu (13 straipsnio 2 dalis), o buhalterio pasikeitimas yra tinkama proga tai padaryti.
4. Sudarykite artimiausių terminų sąrašą ir nuspręskite, kas už kurį atsakingas.

Kaip apsisaugoti ateityje?

Didžiąją dalį rizikos galima sumažinti iš anksto. Sutartyje su apskaitos paslaugų teikėju numatykite, kokius dokumentus ir per kiek laiko jis perduos baigus bendradarbiauti, kur laikomi apskaitos duomenys ir kas turi prieigą prie apskaitos programos. Prisijungimai prie valstybės sistemų turėtų priklausyti įmonei, o ne konkrečiam žmogui.

Taip pat verta žinoti, kad apskaitos paslaugas teikianti įmonė, pradėjusi ar nutraukusi šią veiklą, per 5 darbo dienas privalo apie tai informuoti Juridinių asmenų registro tvarkytoją (Finansinės apskaitos įstatymo 14 straipsnio 3 dalis).

Išvada

Buhalterei pasitraukus, svarbiausia neprarasti laiko: raštu paprašykite perduoti dokumentus ir registrus, pasirūpinkite artimiausiomis deklaracijomis ir paskirkite naują apskaitą tvarkantį asmenį. Jei dalis apskaitos jau apleista, ją galima sutvarkyti nuosekliai, pradedant nuo naujausių laikotarpių ir artimiausių terminų.